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Für Party, Straßenfest, Konzert & Co: So gut schützt die Veranstalterhaftpflicht dein Event

Im Sommer geht die Festivalsaison wieder los. Musikfans strömen zu den Konzerten ihrer Lieblingskünstler und Innenstädte erwachen zum Leben und organisieren Stadtfeste, Theaterfestivals und Kultur- oder Museumsnächte. Je größer das Fest, desto mehr steht auf dem Spiel. Catering, technisches Equipment und Unterhaltungsprogramm: Die Versicherungsexperten von Knip.de erklären, was Veranstalter bei der Organisation beachten müssen und wie sie sich richtig absichern.

Der Veranstalter muss dafür sorgen, dass ein Event erfolgreich wird, die Menschen Spaß haben und sich noch lange an den Abend erinnern. Dazu kommt aber ein noch viel ernsterer Teil: Er trägt auch die Verantwortung dafür, dass Mitarbeiter, Besucher und Ausrüstung geschützt sind und muss im Ernstfall für entstandene Schäden aufkommen. Diese können schon bei kleinen Veranstaltungen finanziell kaum tragbar sein.

Expertenzitat

"Wenn man eine Veranstalterhaftpflichtversicherung auf den Namen des Unternehmens abschließt, das die Veranstaltung organisiert, sollte man darauf achten, Geräte, Zubehör etc. auch auf diesen Namen zu buchen. Nur, wenn die Ausrüstung auf den gleichen Namen läuft wie die Versicherung, ist sie im Schadenfall auch von der Versicherung gedeckt. Muss man Geräte auf eigenen Namen mieten, sollte man eine separate Ausrüstungsversicherung abschließen, um sie zu schützen."

Tom Schmidt, Versicherungsexperte bei Knip
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Wieso profitiere ich
von einer Veranstalterhaftpflicht?

Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung schützt den Veranstalter vor, während und nach der organisierten Veranstaltung bei Schäden an Personen, Sachgegenständen und Vermögen. Auch der Schutz vor den Schadenersatzansprüchen Dritter wird oft von der Veranstalterhaftpflichtversicherung gedeckt.

Man sollte unbedingt darauf achten, dass dieser Schutz integriert ist, da Schadenersatzansprüche je nach Schwere des Schadens sehr hoch sein können. Je nach Größe und Umfang der Veranstaltung sollte die Deckungssumme mehrere Millionen Euro betragen. Als Richtwert gelten etwa 3 Millionen Euro.

Die Veranstalterhaftpflichtversicherung kommt nicht für Schäden auf, die Veranstaltungsbesucher einander zufügen. Sie deckt aber Kosten von Schäden ab, die durch den Auf- und Abbau passieren oder der Organisationsstruktur geschuldet sind. Verletzt ein Konzertbesucher sich also beispielsweise beim Tanzen, erhält er kein Geld von der Versicherung. Verletzt er sich jedoch durch ein Kabel, das auf dem Boden liegt und schlecht gesichert ist, muss die Versicherung für Behandlungs- und Folgekosten aufkommen.

Gut aufgestellt mit kostenlosem Rechtsschutz

Darüber hinaus ist der Transport von Geräten und anderen Ressourcen zum Veranstaltungsort gedeckt. Je nach Versicherer ist auch eine passive Rechtschutzversicherung in der Veranstalterhaftpflichtversicherung integriert. Der Organisator kann dank dieses Zusatzes die Forderungen Dritter anwaltlich prüfen lassen. Auch Prozesskosten sind damit gedeckt, sollte es zu einer Gerichtsverhandlung kommen.

In der Regel schließt man eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für eine bestimmte Veranstaltung ab. Man gibt das Datum der Veranstaltung an, für die die Versicherung abgeschlossen wird. Der Schutz gilt dann meist mehrere Tage vor und nach einer Veranstaltung, sodass auch Auf- und Abbauarbeiten abgesichert sind.

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Welche Formen von
Veranstalterhaftpflicht gibt es?

Einmaliger Schutz oder "Year-Round"?

In der Regel werden Veranstalterhaftpflichtversicherungen für eine konkrete Veranstaltung abgeschlossen und decken Schäden, die im Zuge dieser Veranstaltung entstehen, ab. Organisatoren, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren, sollten jedoch über eine Versicherung nachdenken, die ganzjährig gültig ist und im Endeffekt günstiger sein kann als individuelle Verträge. Mitarbeiter, die vom Veranstalter beschäftigt werden, sind normalerweise im Rahmen der Veranstalterhaftpflichtversicherung abgesichert.

Auch eingeladene Künstler und andere Gäste, die vom Veranstalter engagiert und bezahlt wurden, werden von der Versicherung geschützt.

Umwelthaftpflichtversicherung - die Grüne unter den Versicherungen

Bei einer Sommerparty in einem öffentlichen Park sollte man beispielsweise auch eine Umwelthaftpflichtversicherung in den Schutz integrieren. Diese kommt für Schäden an der Natur auf - dazu zählt neben der Produktion von Müll beispielsweise das Zertrampeln des Rasens.

Ohne Versicherung keine Hüpfburg

Auch für bestimmte Ausrüstung muss oft ein zusätzlicher Schutz vereinbart werden. In einigen Versicherungen müssen besonders teure technische Ausrüstung oder Aufbauten für Kinder separat angegeben werden. Dazu zählen beispielsweise Riesentrampoline und Hüpfburgen, die auf Straßenfesten sehr beliebt sind.

Für teure elektronische Geräte, beispielsweise Lautsprecher, Boxen oder Laserstrahler für die abendliche Party kann eine Elektronikversicherung abgeschlossen werden, die die Kosten für Schäden an der Bühnentechnik abdeckt. Sie kann auch kurzfristig für eine konkrete Veranstaltung abgeschlossen werden.

Unfallversicherung für fleißige Helfer

Es kann sinnvoll sein, eine Unfallversicherung für Helfer abzuschließen, da diese während der Veranstaltung häufig voll eingebunden sind.

Dies betrifft sowohl freiwillige Helfer, wie bei Charity-Events oder dem Nachbarschaftsfest als auch professionelle und bezahlte Helfer, etwa bei einem kommerziellen Weihnachtsbasar. Auch diese Versicherung lässt sich kurzfristig und nur für einen definierten Zeitraum abschließen. Sie deckt Behandlungskosten nach einem Unfall, der sich während der Arbeitszeit des Versicherten ereignet hat. Wenn ein Helfer sich beispielsweise beim Aufbau eines Zeltes verletzt und behandelt werden muss, trägt die Unfallversicherung diese Kosten.

Die Versicherung, wenn alles ins Wasser fällt

Zusätzlich kann eine Veranstaltungsausfallversicherung abgeschlossen werden, die für Kosten aufkommt, die entstehen, wenn eine Veranstaltung nicht stattfinden kann. Natürlich gilt das nur, wenn der Veranstalter keine Verantwortung für die Absage der Veranstaltung trägt.

Anti-Diva-Versicherung für Organisatoren

Eine Nichtauftrittsversicherung kann - gerade bei kostspieligen Gästen - eine lohnende Investition sein. Sie sichert Veranstalter vor der Absage eines engagierten Unterhaltungskünstlers oder einer Band ab. Können die engagierten Gäste aufgrund einer Krankheit, eines Unfalls oder Todesfalls nicht an der Veranstaltung teilnehmen, übernimmt die Versicherung die Kosten für den abgesagten Auftritt.

Kunst: Ausstellungsstücke mitversichern

Für Ausstellungen gilt: Diebstahl von Ausrüstungen und Geräten ist zwar prinzipiell integriert; ob jedoch auch Ausstellungsstücke mitversichert sind, muss je nach Versicherer festgelegt werden! Man sollte sich außerdem unbedingt darüber informieren, welche Sicherheitsvorkehrungen man treffen muss, damit die Versicherung zahlt, falls die Ausstellungsstücke doch gestohlen werden.

Extremsportarten nicht versicherbar

Extremsportarten können übrigens nicht in die Veranstalterhaftpflichtversicherung aufgenommen werden.

Versicherer bieten keinen Schutz für Extremsportveranstaltungen an, da hier das Verletzungsrisiko zu hoch ist. Bungee-Jumping, Paragliding, Wildwasser-Rafting, Rodeoreiten, Fallschirmspringen und Co. können also nicht mitversichert werden.

Versicherungsbeitrag: Geringes Risiko, niedrige Beiträge

Die zu zahlenden Versicherungsbeiträge steigen, je nachdem wie hoch die abgedeckte Versicherungssumme sein soll und je nachdem wie hoch das Risiko ist, dass es zu einem Schadensfall kommt. Unter Umständen kann der Versicherer natürlich auch den Schutz verweigern. Bei einem Familienfest in der Innenstadt ist das Risiko für einen Schaden beispielsweise geringer als bei einer Großdemonstration, besonders wenn es um kontroverse Themen geht. Dementsprechend sind auch die Versicherungsbeiträge niedriger.

Am besten spricht man mit seinem Berater den individuellen Bedarf durch und lässt sich ein persönliches Paket zusammenstellen, das den eigenen Anforderungen und denen der Veranstaltung gerecht wird.

Wann benötige ich eine Veranstalterhaftpflichtversicherung?

Grundsätzlich ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung freiwillig; als Organisator einer Veranstaltung sollte man sie dennoch unbedingt abschließen.
Nicht vergessen: Auch kleine Veranstaltungen, wie ein Turnfest oder eine Betriebsfeier können bei einem Schaden sehr kostspielig werden. Neben Personenschäden werden auch Sach- und Vermögensschäden von einer Veranstalterhaftpflicht übernommen, die dafür sorgt, dass die Veranstaltung finanziell abgesichert ist und der Organisator oder das organisierende Unternehmen nicht mit eigenem Vermögen haften müssen.

Wer haftet für welchen Schaden?

Ob Rockfestival, Gartenparty oder Abschlussball: Schon ein Kabel, das nicht richtig am Boden befestigt ist, kann zu hohen Schäden führen. Beispielsweise wenn ein Besucher darüber fällt, sich ein Bein bricht und Behandlungs- sowie eventuelle Folgekosten und Schmerzensgeld fällig werden!

Gleiches gilt, wenn Besucher erkranken, weil sie etwas Verdorbenes zu sich genommen haben. Auch in diesem Fall muss der Veranstalter für die entstandenen Kosten aufkommen. Dies gilt allerdings nur, solange der Veranstalter auch dafür verantwortlich ist! Was bedeutet das? Engagiert der Veranstalter wiederum eine Cateringfirma, die sich um das Essen kümmert, so ist diese für die einwandfreie Qualität der Speisen verantwortlich.

Schäden durch Leitungs- oder Abwasser sowie durch einen Brand, beispielsweise durch ein Feuerwerk, oder andere Brand- und Explosionsschäden werden teilweise von der Veranstalterhaftpflichtversicherung übernommen. Je nach Schwerpunkt der Veranstaltungen sollte man diese Möglichkeit unbedingt nutzen.

Darüber hinaus kommt die Veranstalterhaftpflichtversicherung auch auf, wenn der Veranstalter eine Sicherheitsvorkehrung versehentlich nicht getroffen oder einen Fehler dabei gemacht hat. Bei der Organisation einer öffentlichen Veranstaltung gibt es viele Regeln, die Organisatoren beachten müssen. Sie haben eine Verkehrssicherungspflicht und müssen dafür sorgen, dass Hygienebestimmungen eingehalten werden etc. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung kommt für Schäden auf, die entstehen, wenn diese Sicherheitsvorkehrungen unabsichtlich nicht vollständig eingehalten wurden oder trotzdem ein Schaden entstanden ist.

Langfristige Planung mit Veranstaltungsausfallversicherung absichern

Insbesondere der Schutz vor Vermögensschäden ist für Veranstalter sinnvoll und kann durch eine Veranstaltungsausfallversicherung ergänzt werden, die die anfallenden Kosten übernimmt, falls eine Veranstaltung nicht stattfinden kann. Die Organisation einer Veranstaltung ist sehr teuer: Werbemaßnahmen, Miete und Catering müssen im Vorfeld bezahlt werden. Muss die Veranstaltung dann spontan ausfallen, springt die Veranstalterhaftpflichtversicherung ein und kommt für den entstandenen Schaden auf.

Dies gilt natürlich nur, wenn die Absage der Veranstaltung nicht vom Veranstalter aus geht, er also keine Verantwortung für die Absage trägt. Eine zusätzliche Nichtauftrittsversicherung sichert Veranstalter vor der Absage eines engagierten Unterhaltungskünstlers oder eine Band ab.

Können die engagierten Gäste aufgrund einer Krankheit, eines Unfalls oder Todesfalls nicht an der Veranstaltung teilnehmen, übernimmt die Versicherung die Kosten für den gecancelten Auftritt. Müssen also Ticketpreise erstattet werden, dann springt hier die Versicherung ein. Eine solche Police kann dann also vor dem finanziellen Fiasko bewahren!

Viele Veranstaltungspartner pochen mittlerweile auf eine solche Versicherung und arbeiten nur dann mit einem Veranstalter zusammen, wenn er diese abgeschlossen hat. Ob Künstler, die für einen Auftritt engagiert werden sollen, Vermieter der Location oder Verleiher von Ausrüstung: Ohne Nachweis einer Veranstalterhaftpflichtversicherung kooperieren viele von ihnen nicht.

Wer darauf angewiesen ist, Fahrzeuge oder technisches Equipment, sowie Zelt- und Sitzgarnituren auszuleihen, wird um diese Versicherung ebenfalls kaum herumkommen. Veranstalter tun also gut daran, das Geld in die Versicherung zu investieren!

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Worauf muss ich beim Abschluss einer Veranstalterhaftpflicht achten?

In der Regel schließt man eine Veranstalterhaftpflichtversicherung für eine bestimmte Veranstaltung ab. Man hat also die Möglichkeit, das Datum der Veranstaltung anzugeben, für die der Vertrag abgeschlossen wird. Dies ist auch kurzfristig möglich. Mit Einsatz der regelmäßigen Beitragszahlung ist der Schutz, wenn nicht anders vereinbart, sofort gültig. Eine Versicherung rückwirkend abzuschließen ist natürlich nicht möglich.

Der Versicherungsvertrag gilt meist nicht nur für die Veranstaltung selbst, sondern auch mehrere Tage davor und danach, die für Auf- und Abbauarbeiten genutzt werden. Alternativ können Veranstalter eine Versicherung abschließen, die ganzjährig gültig ist und sich lohnt, wenn mehrere Veranstaltungen im Jahr organisiert werden.

Erwartete Besucherzahl realistisch angeben

Häufig muss man angeben, wie viele Besucher man auf seiner Veranstaltung erwartet. Dies kann man anhand der verkauften Tickets oder durch Erfahrungswerte eigener oder ähnlicher Veranstaltungen relativ genau bemessen. Solche Pflichtangaben für die Versicherung sollte man nach bestem Wissen und Gewissen machen und stets realistisch planen und dabei die Anzahl der Personen nicht zu niedrig bemessen um Beiträge zu sparen! Dies kann erhebliche Konsequenzen für die nachgelagerte Regulierung haben!

Werden Schäden durch Besucher verursacht, so greift die Haftpflichtversicherung des jeweiligen Besuchers, nicht jedoch die des Veranstalters. Die Deckungssumme der Veranstalterhaftpflichtversicherung sollte so gewählt werden, dass keine Unterversicherung entsteht. Man sollte also darauf achten, die erwartete Besucherzahl, den Wert des Equipments und die Kosten für die engagierten Gäste möglichst genau zu benennen und keine Informationen auszulassen. Auch dann nämlich könnte es passieren, dass die Versicherung im Ernstfall nicht zahlt. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung ist meist nicht nur in Deutschland, sondern auch im EU-Ausland und der Schweiz gültig. Am besten lässt man sich von einem Experten beraten, der Risiken unabhängig bestimmt und das beste Angebot für die eigenen Bedürfnisse findet.

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Die wichtigsten
Fragen

Kann ich als Einzelperson eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen?

Ja, das ist natürlich möglich. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung eignet sich nicht nur für Unternehmen oder Vereine, die Feste ausrichten, sondern auch für Einzelpersonen, die einmalig oder häufiger Veranstaltungen organisieren. Wichtig ist, dass Einzelpersonen die Veranstaltung nicht privat organisieren, sondern öffentlich. Bei privaten Feiern greift die Veranstalterhaftpflichtversicherung nämlich ohnehin nicht. Organisiert man aber das jährliche Weihnachtsfest des Dorfes, ist die Versicherung eine gute Option zur Absicherung und kommt für die Kosten auf, die vor, während und nach den Feierlichkeiten entstehen könnten. Neben dem Versicherungsnehmer sind alle Personen versichert, die im Rahmen der Veranstaltung für ihn tätig sind, also alle engagierten Angestellten, sei dies gegen Bezahlung oder unentgeltlich.

Wer wird alles in der Veranstalterhaftpflicht mitversichert?

Neben dem Veranstalter, der die Versicherung abschließt, sind alle Vertreter des Veranstalters in der Versicherung integriert. Das bedeutet, alle Mitarbeiter an der Veranstaltung sind während ihres Dienstes von der Veranstalterhaftpflichtversicherung geschützt. Mitversichert sind auch die Besucher und Zuschauer sowie die engagierten Gäste wie Band oder Gastredner. Am besten informiert man sich beim jeweiligen Anbieter darüber, welche Personen in der Police eingeschlossen sind.

Ab welcher Veranstaltungsgröße lohnt sich eine Veranstalterhaftpflichtversicherung?

Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung kommt für alle Ansprüche seitens Dritter auf, die an den Veranstalter und die Veranstaltung gestellt werden können. Die Versicherung ist sowohl im Veranstaltungszeitraum als auch in der Vorbereitungs- und Nachbereitungsphase gültig. Daher lohnt sie sich für alle, die einmalig oder regelmäßig eine öffentliche Veranstaltung organisieren - private Feiern müssen nicht versichert werden, denn hier würde die Versicherung ohnehin nicht greifen. In diesen Fällen bräuchte der Organisator der Feier eine private Haftpflichtversicherung, die für Schäden an Dritten aufkommt.

Man sollte unabhängig davon, wie viele Besucher man erwartet, eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen und zwar immer dann, wenn man eine öffentliche Veranstaltung organisiert. Schon ein einziger Vorfall reicht oft aus, um den Veranstalter an den Rand der finanziellen Möglichkeiten zu bringen. Fällt ein Besucher beispielsweise unglücklich über ein schlecht befestigtes Kabel und braucht eine monatelange Behandlung, werden wohl nur sehr wenige Veranstalter in der Lage sein, diese Kosten aus der Portokasse zu zahlen.

Eine Versicherung abzuschließen ist also nicht nur für große Festivals und Stadtfeste sinnvoll, sondern auch für Ausstellungen, Feste in Kindergarten und Schule, Zeltlager, Faschingsumzüge und das Fußballturnier des Sportvereins. Organisatoren sollten gemeinsam mit ihrem Berater die Ausgestaltung der geplanten Veranstaltung besprechen und festlegen, welchen Versicherungsschutz sie brauchen.<7p&

Das Risiko

Als Veranstalter trägst du die Verantwortung dafür, dass Mitarbeiter, Besucher und Ausrüstung geschützt sind und musst im Ernstfall für entstandene Schäden aufkommen.

Dein Vorteil

Die Veranstalterhaftpflicht deckt Kosten von Schäden ab, die durch den Auf- und Abbau passieren oder der Organisationsstruktur geschuldet sind. Verletzt ein Besucher sich, weil er über ein schlecht gesichertes Kabel am Boden stolpert, muss die Versicherung für Behandlungs- und Folgekosten aufkommen.

Unser Tipp

In der Regel schließt man diese Versicherung für eine bestimmte Veranstaltung ab. Man hat also die Möglichkeit, das Datum der Veranstaltung anzugeben, für die der Vertrag abgeschlossen wird. Dies ist auch kurzfristig möglich.