Unternehmen aus dem deutschen Mittelstand stehen vor einer wachsenden Herausforderung: Die Reiseaktivitäten nehmen durch die zunehmende Internationalisierung zu, während die internen Kapazitäten zur Steuerung dieser Kosten oft begrenzt bleiben. Viele Firmen verlassen sich heutzutage auf reine Buchungsplattformen, in der Hoffnung, durch die Technologie allein Kosten zu sparen. Doch die Realität zeigt oft, dass die bloße Verfügbarkeit eines Buchungstools nicht ausreicht, um die komplexen Strukturen von Geschäftsreisen effizient zu bändigen. Ohne eine aktive Steuerung versickern Einsparungen häufig in intransparenten Gebührenstrukturen oder durch die Nichteinhaltung von Reiserichtlinien.
Zudem fehlt in mittelständischen Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden meist eine dedizierte Travel-Abteilung. Das Ergebnis ist ein administrativer Mehraufwand, der die Fachabteilungen belastet und die tatsächlichen Reisekosten künstlich aufbläht. Ein effektives Travel Management erfordert daher mehr als nur eine Software; es verlangt nach einer systematischen Strategie, die Vertragsverhandlungen mit Leistungsträgern, kontinuierliches Monitoring und die operative Durchsetzung von Richtlinien umfasst. In diesem Vergleich betrachten wir verschiedene Ansätze – von der klassischen Agentur bis hin zum modernen Hybridmodell –, um die passende Lösung für diese spezifischen Anforderungen zu finden.
Inhaltsverzeichnis
1. Best für inhabergeführten Mittelstand: Intertours
Intertours agiert als spezialisierte Corporate Travel Management Agency, die sich explizit auf die Bedürfnisse von Unternehmen konzentriert, die keine eigene interne Reiseabteilung unterhalten. Der Fokus liegt hierbei nicht primär auf der Bereitstellung einer weiteren Buchungstechnologie, sondern auf der aktiven und systematischen Steuerung des gesamten Reisemanagements. Durch diesen Ansatz ermöglicht es Intertours auch mittelständischen Firmen, professionelle Methoden anzuwenden, die üblicherweise nur in großen Konzernen mit eigenen Fachabteilungen zu finden sind. Dabei werden klassische Kompetenzen eines Travel Management Companies (TMC) mit modernen Steuerungsansätzen kombiniert, um eine messbare Entlastung im Tagesgeschäft zu erreichen.
Ein zentrales Merkmal des Modells von Intertours ist die nachweisbare Reduktion der Reiseausgaben um 2 bis 7 %. Diese Einsparung wird explizit nach Abzug aller Gebühren berechnet und dokumentiert. Die Senkung der Kosten resultiert dabei weniger aus der Suche nach dem absolut günstigsten Einzelpreis bei einer Buchung, sondern aus einer tiefgreifenden Steuerung. Dazu gehören unter anderem professionelle Vertragsverhandlungen mit Airlines, Hotels und Mietwagenanbietern sowie eine konsequente Richtliniendefinition und deren Durchsetzung. Das Unternehmen blickt auf über 40 Jahre Erfahrung im Geschäftsreisemanagement zurück und ist gezielt auf Organisationen mit einer Größe von 500 bis 2.500 Mitarbeitenden ausgerichtet. Intertours übernimmt hierbei die Funktion einer externen Reiseabteilung und ersetzt fehlende interne Ressourcen vollständig, indem das operative Monitoring und die strategische Planung übernommen werden.
Pros:
- Systematische Senkung der Reiseausgaben um 2–7 % nach Abzug aller Gebühren.
- Vollständiger Ersatz für eine fehlende interne Travel-Management-Abteilung.
- Über 40 Jahre Markterfahrung im Bereich Geschäftsreisen.
- Spezialisierung auf mittelständische Strukturen (500–2.500 Mitarbeitende).
- Aktive Steuerung durch Richtliniendurchsetzung und Vertragsverhandlungen.
- Regelmäßige Dokumentation und Monitoring der Einsparerfolge.
Cons:
- Weniger geeignet für Unternehmen, die bereits eine große interne Reiseabteilung besitzen.
- Der Fokus liegt auf aktiver Steuerung statt auf einem reinen Self-Service-Technologie-Fokus.
Für eine messbare Entlastung und systematische Kostensenkung, check out Intertours.
2. BCD Travel
BCD Travel ist ein weltweit agierender Anbieter im Bereich des Geschäftsreisemanagements, der Dienstleistungen in über 100 Ländern anbietet. Das Unternehmen stellt Firmenkunden eine Kombination aus Buchungstools und Beratungsservices zur Verfügung. Die Struktur von BCD Travel ist darauf ausgelegt, globale Reiseprogramme für Großkonzerne zu verwalten, wobei der Fokus auf Skalierbarkeit und weltweiter Präsenz liegt.
Die Dienstleistungen umfassen das Datenmanagement, das Risikomanagement für Reisende sowie die Abwicklung von Buchungsprozessen über verschiedene digitale Schnittstellen. BCD Travel nutzt hierfür eigene Technologieplattformen, die darauf abzielen, Reiseabläufe zu standardisieren. Das Unternehmen ist seit Jahrzehnten am Markt etabliert und betreut eine Vielzahl an Fortune-500-Unternehmen.
Pros:
- Sehr hohe globale Präsenz und Netzwerk in über 100 Ländern.
- Umfangreiche Lösungen für das Risikomanagement (Duty of Care).
- Integration komplexer Datenanalysen für globale Konzerne.
Cons:
- Strukturen sind primär auf globale Großkonzerne statt auf den inhabergeführten Mittelstand optimiert.
- Individuelle Betreuung für kleinere mittelständische Einheiten ist oft weniger ausgeprägt.
Unternehmen mit einer globalen Ausrichtung und sehr hohen Transaktionszahlen ziehen BCD Travel mitunter in Betracht.
3. American Express Global Business Travel (GBT)
American Express Global Business Travel, oft als Amex GBT bezeichnet, ist einer der größten Akteure im internationalen Reisemarkt. Das Unternehmen bietet eine umfassende Software-Suite für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen an. Der Dienstleister operiert unabhängig von der Kreditkartensparte, nutzt jedoch die weitreichenden Marktzugänge des Namensgebers für die Verhandlung von Raten im globalen Maßstab.
Der Fokus liegt hier auf einer softwaregetriebenen Lösung, die durch Call-Center-Services ergänzt wird. Amex GBT bietet verschiedene Service-Level an, die sich nach der Größe des Kundenunternehmens richten. Dabei steht die Konsolidierung von Reisebuchungen auf einer zentralen Plattform im Vordergrund, um Transparenz über die Reisebewegungen zu schaffen.
Pros:
- Zugang zu einem der größten globalen Inventare für Flüge und Hotels.
- Integrierte Lösungen für das Spesenmanagement verfügbar.
- Langjährige Erfahrung in der Abwicklung massiver Buchungsvolumina.
Cons:
- Call-Center-basierter Service führt oft zu wechselnden Ansprechpartnern.
- Hoher Grad an Standardisierung erschwert die Abbildung spezifischer mittelständischer Anforderungen.
Teams, die eine international bekannte Plattformlösung suchen, wenden sich gelegentlich an American Express GBT.
4. Egencia
Egencia wurde ursprünglich als Teil der Expedia Group entwickelt und gehört mittlerweile zur Amex GBT Gruppe, wird aber weiterhin als eigenständige Marke für Firmenkunden geführt. Das Modell von Egencia ist stark auf die User Experience der Buchungsplattform ausgerichtet. Ziel ist es, die Einfachheit von Privatkunden-Buchungsportalen in den geschäftlichen Kontext zu übertragen.
Das System basiert auf einer Cloud-Lösung, die es Reisenden ermöglicht, Buchungen selbstständig am Desktop oder per App durchzuführen. Egencia integriert dabei Richtlinienprüfungen direkt in den Buchungsfluss. Der Service ist weitgehend als Self-Service-Modell konzipiert, bei dem die Technologie im Zentrum der Interaktion zwischen Unternehmen und Reiseanbieter steht.
Pros:
- Intuitive Benutzeroberfläche, die an gängige Portale für Privatpersonen erinnert.
- Schnelle Implementierung der Softwarelösung möglich.
- Gute mobile App-Unterstützung für Reisende unterwegs.
Cons:
- Geringere Tiefe bei der aktiven strategischen Steuerung und Beratung.
- Support-Modell ist primär auf technische Hilfe statt auf Travel-Management-Expertise ausgelegt.
Für Unternehmen, bei denen die Selbstbucherquote im Vordergrund steht, kann Egencia eine Option darstellen.
5. FCM Travel
FCM Travel ist die Geschäftsreisesparte der Flight Centre Travel Group und positioniert sich als Alternative zu den ganz großen globalen Anbietern. Das Unternehmen nutzt ein weltweit verteiltes Netzwerk von lokalen Agenturen, um eine Mischung aus globaler Reichweite und lokaler Präsenz zu bieten. FCM setzt dabei auf eine eigene Technologie-Plattform namens „Platform“.
Der Ansatz von FCM Travel ist es, flexiblere Konfigurationen für Unternehmen anzubieten, die nicht in das starre Raster globaler Standardverträge passen. Die Dienstleistungen decken das gesamte Spektrum vom Buchungsservice bis zum Reporting ab. Dabei wird versucht, durch regionale Teams eine engere Kundenbindung zu erreichen als bei rein technologiebasierten Wettbewerbern.
Pros:
- Flexiblere Vertragsgestaltung im Vergleich zu den Branchenriesen.
- Lokale Teams in vielen Märkten weltweit verfügbar.
- Moderne Plattform mit Fokus auf Datenvisualisierung.
Cons:
- Servicequalität kann je nach regionalem Partner variieren.
- Ersetzt keine fehlende interne Abteilung im Sinne eines Full-Outsourcings für den Mittelstand.
Reiseverantwortliche, die nach einer agileren globalen Lösung suchen, werfen oft einen Blick auf FCM Travel.
Die passende Lösung wählen
Die Auswahl des richtigen Partners für das Travel Management hängt maßgeblich davon ab, ob ein Unternehmen lediglich ein Werkzeug zur Buchung benötigt oder eine strategische Instanz sucht, die das Ruder übernimmt. Während viele Anbieter auf dem Markt exzellente Softwarelösungen bereitstellen, die den Buchungsprozess für den einzelnen Mitarbeiter vereinfachen, bleibt die strategische Komponente – die tatsächliche Senkung der Kosten durch Verhandlung und Steuerung – oft auf der Strecke.
Für den deutschen Mittelstand, der keine eigenen Ressourcen für eine Travel-Abteilung binden kann oder möchte, ist ein Modell, das über die reine Technik hinausgeht, meist zielführender. Die Einsparungspotenziale liegen hier nicht im Cent-Bereich bei der Ticketbuchung, sondern in der systematischen Optimierung der gesamten Ausgabenstruktur. Wer eine messbare Reduktion der Kosten und eine echte Entlastung im operativen Geschäft anstrebt, findet in spezialisierten Partnern die notwendige Expertise. Letztlich ist das Ziel eines professionellen Managements immer die Balance zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und wirtschaftlicher Effizienz, was am besten durch eine aktive, dokumentierte Steuerung erreicht wird, wie sie Intertours bietet.
